Imparare dai fallimenti: come analizzare una gara persa per fare meglio la prossima

Perdere una gara non è un fallimento se ne si trae una lezione. L’analisi sistematica delle gare perse è uno degli investimenti più redditizi che un ufficio gare possa fare — eppure pochissime imprese lo fanno in modo strutturato.

Il diritto di accesso agli atti

Dopo l’aggiudicazione, ogni concorrente non aggiudicatario ha il diritto di accedere agli atti di gara — inclusa la graduatoria finale con tutti i punteggi. L’istanza di accesso va presentata alla stazione appaltante entro i termini previsti (di solito entro 30 giorni dall’aggiudicazione definitiva).

I documenti a cui si può accedere:

• Verbali di apertura delle buste e valutazione
• Graduatoria con punteggi tecnici ed economici di tutti i concorrenti
• Offerta tecnica dell’aggiudicatario (di solito accessibile)
• Relazione della commissione di valutazione

L’offerta economica dell’aggiudicatario è sempre accessibile. L’offerta tecnica può avere parti secretate se contiene segreti industriali — ma di solito la parte operativa è leggibile.

L’analisi della sconfitta nelle gare al PPB

Nelle gare al prezzo più basso, la domanda è semplice: dove era la soglia di anomalia e dove eri tu?

Se sei stato escluso per anomalia: il ribasso era troppo alto. Bisogna capire perché si è sbagliata la stima della soglia — i dati storici usati erano aggiornati? I fattori qualitativi erano stati valutati correttamente?

Se sei stato battuto senza essere escluso: il ribasso vincente era più alto del tuo. Avresti potuto offrire di più senza rischiare l’esclusione? Oppure hai sbagliato la stima dei tuoi costi di produzione?

L’analisi della sconfitta nelle gare OEPV

Nelle gare OEPV la graduatoria mostra punteggi tecnici ed economici separati. L’analisi deve rispondere:

• Qual era il tuo punteggio tecnico rispetto all’aggiudicatario?
• Il gap tecnico era recuperabile con un prezzo diverso?
• Su quali criteri tecnici hai perso più punti?
• L’offerta tecnica dell’aggiudicatario conteneva elementi che avresti potuto includere anche tu?

Leggere le offerte tecniche degli altri concorrenti (nei limiti dell’accesso consentito) è una delle attività più formative per l’ufficio gare.

Il database interno delle gare

Ogni gara dovrebbe essere archiviata con: importo, criterio, ribasso offerto, esito, ribasso vincente, punteggi tecnici (se OEPV), osservazioni. Nel tempo, questo database diventa una fonte di dati insostituibile per calibrare le offerte future.

Il sondaggio su 90 imprese del settore mostra che solo il 41% fa un’analisi approfondita del computo metrico prima di offrire. Chi inizia a costruire questo tipo di intelligenza interna si differenzia dalla concorrenza in modo sostanziale.

Per la metodologia di analisi post-gara e gli strumenti per costruire un database interno delle partecipazioni, il Manuale per l’ufficio gare (Maggioli Editore, V edizione 2025) offre una guida sistematica. Qui sul nostro sito trovi sondaggi e strumenti di benchmarking del settore.

*Arch. Paolo Capriotti – Capriotti Appalti Solutions*